Zaman digitalisasi sudah tidak terbendung lagi, semua dimulai sejak munculnya koran elektronik, e-book, dan yang paling menggegerkan adalah munculnya aplikasi transportasi online yang langsung mendisrupsi sektor transportasi konvensional. Zaman yang serba digital identik dengan penggunaan teknologi yang mendalam dan menyeluruh, sehingga menyebabkan berbagai aktivitas masyarakat dan berbagai kegiatan ekonomi menjadi lebih efektif dan efisien.

Sektor dunia usaha pun tak boleh menafikan adanya kehadiran digital ini dan menyadari bahwa digitalisasi adalah kenyataan yang pasti akan berdampingan dengan operasional dan strageti bisnis perusahaan. Salah satu penggunaan teknologi paling dasar adalah impelementasi digital pada kegiatan sehari-hari yang membantu setiap karyawan dan pihak perusahaan dalam mengelola absensi karyawan, cuti, lembur, reimbursement, payroll, dan segala hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Karena sumber daya manusia adalah salah satu faktor terpenting dalam sebuah organisasi.

Saatnya kita semua meninggalkan metode lama yang kurang efektif dan efisien. Sebagai contoh paling mudah, setiap hari pasti karyawan akan melakukan absensi. Metode yang selama ini dilakukan adalah dengan melakukan input kartu absen, ini cara yang sangat klasik tapi tidak sedikit perusahaan yang masih menggunakan metode ini karena biayanya rendah tapi akan sangat menyulitkan untuk melakukan rekapitulasi dari kartu tersebut. Terlebih lagi jika jumlah tenaga kerja atau karyawannya ratusan atau bahkan ribuan.

Metode kedua yaitu finger print. Metode absen ini paling populer dan banyak digunakan oleh perusahaan hingga saat ini karena menawarkan kecepatan dan rekaman data. Tapi saat jumlah karyawan sudah mulai bertambah banyak, maka mesin pun harus ditambah agar tidak menyebabkan antrian karyawan yang menumpuk. Terlebih lagi di saat pandemi seperti saat ini, jaga jarak fisik menjadi hal yang sangat penting. Apalagi, metode dengan merekam sidik jari secara bergantian menggunakan mesin yang sama tentu kontra produktif dengan kampanye protokol kesehatan oleh Pemerintah.

Sedangkan metode terbaru dalam absensi adalah dengan menggunakan aplikasi digital di ponsel yang hampir pasti dimiliki oleh setiap karyawan. Absensi dengan metode ini sudah mulai diimplementasi di banyak perusahaan, walaupun secara kuantitas masih sangat kecil. Para karyawan cukup hanya dengan membuka aplikasi yang sudah tertanam di ponselnya, kemudian melakukan prosedur tertentu seperti scan wajah ataupun sidik jari, dan absen pun berhasil dilaksanakan. Uniknya, absen juga pasti bisa dilakukan tidak harus di kantor. Jadi, setiap karyawan yang sedang berada di luar lokasi kantor baik karena kegiatan dinas, meeting dengan klien, atau sedang melakukan kunjungan ke lokasi ekspansi bisnis, tetap bisa melakukan absensi. Tentu saja ini sangat sejalan dengan kampanye protokol kesehatan yang saat ini mengharuskan pembagian kerja di setiap kantor dengan sistem work form office dan work from home.

Bahkan tidak sekedar absensi saja, aplikasi tersebut juga dapat digunakan untuk mengajukan lembur, cuti, izin terlambat masuk kantor, izin pulang cepat, dan izin absen di luar lokasi kerja. Sebuah kegiatan yang tidak bisa difasilitasi oleh mesin absen konvensional. Sehingga, tidak terlalu berlebihan jika memang digitalisasi pada aplikasi absenpun sudah dapat membuat aktivitas karyawan dan Divisi Human Resource nya pun menjadi lebih ringan. Digitalisasi membuat pekerjaaan menjadi jauh lebih efektif dan efisien.

Jadi, proses digitalisasi itu adalah sebuah tantangan dan kenyataan yang akan segera kita jalani. Mau tidak mau, suka ataupun tidak suka, era disrupsi pasti akan terjadi. Oleh karena itu, setiap organsisasi dan insan yang berada di dalamnya juga harus dapat menyesuaikan dengan segala perubahan yang terjadi, guna mendukung kesukesan dan tujuan besar organisasi atau perusahaan.