“Program kerja” merupakan bagian inti dalam setiap aktivitas baik dari dunia usaha, organisasi masyarakat, kegiatan sosial, hingga agenda kemahasiswaan. Setiap kegiatan pasti memiliki arah dan tujuan yang ingin dicapainya. Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi ditugaskan untuk menyelesaikan sebuah proyek pembangunan jembatan layang, tentu saja sebuah program kerja harus dirancang sangat matang untuk mencapai target yang diinginkan. Lebih spesifik, Divisi Purchasing pada perusahaan konstruksi tersebut sudah harus mengetahui dan memastikan setiap bahan baku, bahan pendukung, peralatan, dan perlengkapan terpenuhi pada setiap fase pembangunan, tentu saja dengan modal pembelian yang serendah-rendahnya.

Setiap lini divisi memiliki peran yang penting dalam mendukung tercapainya visi dan misi perusahaan/organisasi. Oleh karena itu penting untuk memaksimalkan kinerja setiap divisi, salah satunya adalah dengan memastikan program kerja yang direncanakan dan dilakukan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan. Berikut tips yang sudah dirangkum oleh Tim Epployee, agar dapat membuat rantai aktivitas program kerja yang efektif dan efisien:

1. Pemetaan

Pandanglah sebuah proyek dengan menggunakan “helicopter view” atau dengan cara yang menyeluruh (makro). Hal ini agar dapat mengetahui aktivitas apa yang diperlukan secara efektif. Contoh, sebuah Lembaga Pendidikan ingin mengadakan webinar nasional, maka beberapa contoh program kerja yang harus disusun: menghubungi calon pembicara, melakukan sosialisasi kegiatan baik offline maupun online, menentukan target pasar, dan menentukan harga tiket masuk.

2. Skala Prioritas

Setelah memetakan aktivitas kerja, selanjutnya adalah dengan menyusun skala prioritas. Dahulukan aktivitas yang diperkirakan akan memakan banyak waktu dan rumit. Buat urutan skala aktivitas dari 1 sampai 10. Misalnya seorang wedding organizer harus langsung melakukan reservasi gedung sesaat setelah klien melakukan konfirmasi pembayaran. Hal itu tentu harus didahulukan daripada membeli paket souvenir ataupun cetak karangan bunga, yang mana pengerjaannya cenderung lebih mudah.

3. Timeline

Tidak kalah pentingnya adalah menentukan timeline pekerjaan. Hal ini dimaksudkan agar setiap program kerja menjadi terukur dan dapat selesai tepat waktu guna mendukung aktivitas atau program kerja selanjutnya. Contohnya adalah unit analisis kredit perbankan harus dapat tepat waktu (misal 1 pekan) menyelesaikan analisis kelayakan kredit nasabahnya karena unit legal sudah menunggu hasil analisis tersebut sebelum selanjutnya diserahkan kepada bagian administrasi untuk dilakukan pencairan. Satu saja rantai timeline jika tidak terukur dengan baik, dapat mempengaruhi rantai timeline selanjutnya.

4. Control dan Evaluasi

Terakhir adalah kontrol aktivitas tersebut sejak awal pemetaan dilakukan hingga saat rantai timeline terus bergerak. Hal ini menjadi penting untuk mengurangi potensi kesalahan pada satu rantai aktivitas kerja, yang dapat membuat aktivitas lainnya menjadi terhambat bahkan terganggu. Contoh pada aktivitas distribusi barang, harus dilakukan kontrol ketat sejak barang diterima di gudang, lalu seleksi kualitas, pengelompokan pengiriman, kondisi kendaraan, sampai proses distribusi tersebut selesai di tujuan. Jika tidak, misalkan ada kesalahan dalam seleksi kualitas, maka bukan tidak mungkin saat barang selesai didistribusikan, justru mendapatkan retur atau pengembalian karena kualitas tidak sesuai seperti yang tertera dalam perjanjian.

Kemudian evaluasi saat rantai aktivitas tersebut selesai dilaksanakan. Tujuannya adalah mencari titik kesalahan yang terjadi ataupun mungkin terjadi saat awal program kerja tersebut dilakukan. Sehingga, bisnis perusahaan ataupun kegiatan organisasi dapat menjadi lebih baik pada kesempatan selanjutnya.

Kami, Epployee, memiliki fitur “Project Management” yang mendukung pemetaan, delegasi, hingga kontrol pada setiap rantai aktivitas kerja. Banyak perusahaan yang menjadi mitra kami menjadi sangat terbantu dan setiap program kerja dapat terlaksana dengan jauh lebih baik, efektif, dan efisien, dibandingkan saat sebelum menggunakan Epployee.

Silahkan kunjungi website kami dan sosial media kami, untuk dapat mengetahui lebih lanjut mengenai produk unggulan Epployee, yang tentu saja sangat mendukung kelancaran dan kesuksesan bisnis mitra kami, karena memang itulah yang menjadi prioritas dari Epployee. Hubungi nomor admin yang tertera, dan jadilah bagian dari era digitalisasi!